quinta-feira, 28 de maio de 2015

Gestão do Tempo

Existe quem consulte bastantes livros e tire alguns cursos de forma a aproveitar da melhor forma possível o seu tempo.
Todavia, existe a grande maioria das pessoas que não esta preparada para fazer uma gestão eficaz do seu tempo.
São enumeras as técnicas para uma gestão eficiente do tempo, de que destacamos:

- Faça as suas próprias Listas
Por norma todas as disciplinas ligadas á gestão do tempo giram em torno da realização ou utilização de listas. Muitos colaboradores julgam que podem guardar na sua cabeça todas as suas tarefas. Mas tal não é possível. 

Para simplificar deve ter noção de algumas listas possíveis:

  • Tenha sempre uma Agenda á mão: crie um planeamento para todo o ano, com tarefas para o seu dia-a-dia;
  • Lista de coisas a fazer: trata-se de uma lista de coisas básicas a fazer, podendo ser organizada por mês, semana e dia. Nela deve referenciar tarefa a tarefa.
  • Lista de pessoas para ligar: trata-se de uma lista de ligações a serem feitas, devidamente priorizada por ordem alfabética.
  • Lista de pessoas: uma lista de pessoas que connosco se relacionam. Nela podemos podemos anotar: 
    • O que precisamos falar;
    • ideias que surjam entre reuniões
    • Conversas que vão surgindo
    • Coisas que formos ouvindo.
A utilização de listas contribui para criar rotinas, levando a melhores decisões no tempo certo. No fim vamos ganhar com isso..
- Use arquivos de follow up
Trata-se de uma pasta que pode ser dividida em dias do mês ou em meses do ano. Nela são registados:
    • Retornos a serem dados, 
    • Prazos de entrega de projetos, 
    • Encontros, 
    • Almoços, 
    • Apresentações, 
    • Datas de contas a pagar etc.
Deve criar por exemplo 3 pastas de arquivos numerados de 1 a 30: uma para o mês corrente e as outras duas para os dois próximos meses.
Se precisar de fazer follow up de um cliente no dia 22 do próximo mês, é só colocar no dia 22 desse mês nesse arquivo. Mesmo que esqueça no dia 22 do mês seguinte a sua tarefa vai aparecer.
Desta forma vai conseguir diminuir a desordem e lembrar os seus compromissos, além de contribuir para organizar as actividades diárias.
Este método pode ser feito de forma manual, com pastas e papel, ou com softwares de gestão.
Seja de forma manual ou mesmo em combinação com os meios informáticos um sistema de arquivos de follow up pode ser um ótimo auxiliar para o aumento da produtividade.
- Diminua o número de reuniões
Por regra quando as reuniões de sucedem o trabalho que ai é feito baixa consideravelmente. É algo que todos compreendem e aceitam. Para uns as reuniões são o palco para se evidenciarem e para outros o lugar ideal para se esconderem.
Defina uma politica de poucas reuniões, desta forma vai permitir-lhe ganhar tempo e ao mesmo tempo tornar as reuniões mais produtivas.
- Bloqueie o seu tempo
Um dos grandes problemas das nossas rotinas é o facto de termos os nossos horários bloqueados por outras pessoas. No fundo somos condicionados pela vontade e vida dos outros.
Passamos grande parte do nosso tempo a reservar espaço para ligações e encontros. Para evitar esta situação devemos colocar o nosso calendário á nossa frente, e bloquear o máximo de tempo com a maior antecedência possível de forma a deixar de fora apenas uma pequena parte.
Desta forma conseguimos impedir que a procura de outros esteja de forma permanente a afectar a nossa vida e o nosso desempenho
- Ganhe tempo
A tecnologia veio tornar possível fazermos várias coisas ao mesmo tempo, permitindo rentabilizar o nosso tempo livre: temos os kindles, os tablets, os telemóveis, os computadores, que nos permitem ter acesso a um sem numero de informações.
Mas muitas pessoas continuam a consumir o seu tempo a devolver telefonemas, respondendo a e-mails e a trabalhar tudo ao mesmo tempo.
Todavia nem sempre é a melhor atitude:
  • Fazem-no de forma apressada e sem grande atenção.
  • É uma forma duvidosa de comunicação com as outras pessoas.
  • É uma permanente perda de tempo que evita a nossa concentração naquilo que realmente interessa.
O uso disciplinado dos nossos recursos e tempo pode contribuir de forma decisiva para a nossa afirmação profissional e pessoal.

A celebre frase "são só 5 minutos" é para a maioria das pessoas um contar de tempo sem importância, mas feito muitas vezes é um desperdício. Esta é uma desculpa típica de quem esta a perder um tempo precioso que de algum modo lhe vai fazer falta.

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